Fundamental Network
Document Management & Digitale Postkamer


 

 

Document Management

Schep orde in de chaos van papier beheer alle documenten voor heel uw organisatie in één centraal systeem

Met Digital Document Management worden alle documenten voor de hele organisatie binnen één ge?ntegreerd systeem op een éénduidige wijze beheerd en toegankelijk gemaakt:

  • gescande documenten,
  • computer output,
  • MS office documenten,
  • e-mail,
  • tekeningen,
  • multimedia, etc.

De grote voordelen:

  • het uitspreiden van de investering over een groot aantal toepassingsgebieden.
  • Snelle routering van post, facturen en alle andere vormen van documenten.
  • het snel en in één systeem kunnen raadplegen van alle documenten.

Naadloze integratie
De kern van het succes van onze oplossingen, is het naadloos kunnen integreren van visuele informatie, zoals computer output, documenten, afbeeldingen en PC bestanden, met de toepassingen van de klant. Zo ondersteunen we standaard bijna alle AS/400, MS Windows, Unix en Web oplossingen via een vernuftige interface.

Een naadloze koppeling met de verschillende applicaties levert onze klanten vanuit hun eigen toepassingen direct inzicht in de uitgaande- en binnenkomende (papieren) informatie.

Snel en efficiënt
Dit levert grote voordelen op voor wat betreft de snelheid van de verwerking en het beantwoorden van vragen. En een grote besparing versus het werken met papier.

Betrouwbaar
De betrouwbaarheid van onze toepassingen, gekoppeld met de betrouwbaarheid van de moderne Optical Dataservers en topklasse scanners van Kodak, Bell+Howell, Fujitsu, Canon of Xerox, maken onze oplossingen tot de beste keuze voor bedrijfskritische informatiesystemen.

Duurzaamheid
TNO: elektronisch factureren bespaart energie en vermindert CO2-uitstoot

In opdracht van het ministerie van Economische Zaken heeft TNO een onderbouwde berekening gemaakt van de directe en indirecte effecten op energieverbruik en CO2-uitstoot bij overgang van een keten met 100% papieren facturen naar een keten met 100% e-facturen van bedrijven aan overheden. Met de Digipoort van Logius als de ‘centrale brievenbus’ van de overheid.
Uit de analyses blijkt dat papieren facturen een bijna twee keer groter energiegebruik en een ruim anderhalf keer grotere CO2-emissie hebben dan de digitale facturen.

De besparing door digitale facturering wordt in ieder geval gemaakt door de envelop en in het geval van automatisch factureren ook door papierbesparing voor de factuur. Deze besparing wordt amper aangetast door het toegenomen gebruik van elektronica bij digitaal factureren. Transport speelt geen rol van betekenis in het totale energiegebruik en de CO2-uitstoot.

De voordelen van Document Management Systeem zijn legio.

Hierbij een opsomming van de algemene voordelen. In uw specifieke omgeving zullen bepaalde voordelen natuurlijk belangrijker zijn dan andere.

Veiliger:
• Elektronische document lopen mee in de dagelijkse backup procedure (off-site opslag)
• Elektronische documenten hebben een expliciet toegang nodig (beveiliging)
• Er zijn extra controles mogelijk, bijvoorbeeld op grote bedragen
• Minimaliseert het foutief opbergen van documenten

Meer werk verzetten met dezelfde mensen:
• Minimaliseren van handmatig archiveren van documenten
• Minimaliseren van het interne postverkeer
• Minimaliseren van de handmatige distributie van documenten
• Verbeteren van de verdeling van werk door gemeenschappelijke werkvoorraden
• Automatisch matchen van facturen tegen inkoopopdrachten
• Automatische distributie van documenten, zoals facturen en nota’s naar de juiste personen

Sneller:
• Ieder opgeslagen document is binnen enkele seconden beschikbaar
• Ieder document is intern direct voor een ander beschikbaar
• Ieder document is extern direct via fax, e-mail of web binnen seconden beschikbaar
• Meerdere mensen kunnen hetzelfde document bekijken en verwerken
• Geen interne transport- of distributie handelingen meer nodig

Verbeteren van de servicegraad:
• Sneller en betere informatie verstrekken doordat alle gegevens on-line zijn
• Automatisch toevoegen van extra detailinformatie aan facturen
• Automatisch afhandelen van documentatie aanvragen
• Zelfservice voor de meest voorkomende informatie aanvragen
• Sneller werken door de betere kwaliteit van gescande documenten

Extra besparingen door extra controle en beheer:
• Verlagen van de Openstaande Betalingen door het sneller verstekken van betere informatie
• Minimaliseren van boetes of vervallen betalingskortingen ten gevolge van te late betalingen
• Minimaliseren foutieve betalingen door betere controle

En bovendien veel goedkoper:
• Minimaliseren van het papiergebruik voor standaard output
• Minimaliseren van de printerkosten door elektronische opslag
• Veel minder kopieer- en portokosten door elektronische verwerking
• Minimaliseren van terugbellen omdat de dossiers direct opvraagbaar zijn
• Minimaliseren van archief- en persoonlijke opslagruimten
• Voorkomt het jaarlijkse handmatig opschonen van het archief
• Papieren ‘backup’ kan sneller naar een goedkopere off-site opslag
• Voorkomt ophalen van documenten uit off-site archief

 

 

 


 

 

 

Fundamental Network  |  info@fundamentalnetwork.nl