Fundamental Network
Inkoopfacturen






Inkoopfacturen fysiek > digitaal 
Zowel het bedrijfsleven als overheid streeft naar totale digitalisering van facturenstromen, echter bestaat er voor leveranciers nog steeds geen " (inter)nationale standaard" waarin de factuur digitaal verstuurd gaat worden en weten de meeste afnemers nog niet op welke manier zij hun factuur willen ontvangen. Daarbij komt ook nog dat iedereen met verschillende financiële ERP pakketten werkt, waardoor het zeker niet makkelijker wordt. Fundamental Network heeft voor al deze vraagstukken een oplossing, vanaf 100 tot 1.000.000 > facturen op jaarbasis. Tot nu toe hanteert alleen de overheid, de recent vastgestelde norm: UBL2.0 XML format. Fundamental Network applicaties voldoen aan COMPLIANCY Services en zijn zorgeloos, veilig, klantgericht en zijn gecommitteerd aan wet- en regelgeving ook internationaal.( SOX ) 

OCRScanning                                                                                                                 
Voorafgaand aan het implementatieproces zal Fundamental Network in overleg met afnemers en leveranciers altijd proberen zoveel mogelijk facturen digitaal te ontvangen (of te versturen). Echter zullen de fysieke inkoopfacturen d.m.v. OCR scanning ook automatisch in te boeken zijn in uw journaalposten, en dat in ieder financieel ERP pakket.

Alle fysieke facturen worden door Optical Character Reading “freeform” ingescand en omgezet in een universele factuur, geen tijdrovende templates meer bouwen dus.  Hierna volgt het valideren, matchen, accorderen, archiveren en tenslotte het rechtstreeks inboeken in de journaalposten van uw financiële pakket.

Add>on                                                                                                                      
Met betrouwbare en leading hardwarefabrikanten en softwarepartners stellen wij een add-on pakket samen waarmee u uw crediteurenworkflow sterk kunt verbeteren. Door middel van een interface koppelen wij deze workflow aan ieder financieel pakketzoals o.a. Navision, SAP (gecertificeerde koppeling), Baan, Exact, Coda en vele andere ERP software. Geen onnodige lange implementatieperiodes, maar een toevoeging op uw bestaande automatisering.

Een groot voordeel is, dat mocht  u later kiezen voor een nieuw financieel pakket, u deze altijd kunt koppelen aan onze software. 
Bestaande oplossingen binnen uw eigen financiële pakket, zijn vaak erg kostbaar en gaan gepaard met lange implementatie tijden. Vaak is de oplossing niet webbased en erg beperkt in mogelijkheden.

Bij onze digitale applicaties word vooral gekeken naar het bedieningsgemak. Dit is belangrijk, omdat dit het gebruik stimuleert en vooral onnodig lange trainings-sessies voorkomt. Zo kunnen bedrijfsspecifieke begrippen en benamingen in het systeem worden ingepast, waardoor een snellere integratie plaats vindt.

Het betaalbaarstelling vindt plaats in uw financiële pakket, door middel van 1 druk op de knop kan het digitale plaatje van uw factuur ter controle worden opgeroepen vanuit de applicatie.

Digitaal >digitaal 
Fundamental Network kan met zijn partners zorgen voor een gefaseerde omschakeling van fysiek naar een digitale verwerking van uw facturen. Digitaal aangeleverde facturen van uw leveranciers kunnen in allerlei bestandsvormen worden ingelezen in de applicatie zoals XML, CSV en PDF. De onlangs door de overheid geïntroduceerdeUBL2.0 Universal Business Language zal hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

Voordelen
Bijvoorbeeld de doorlooptijd van het goedkeuren van uw facturen. De factuur hoeft niet meer van bureau naar bureau, maar kan tegelijkertijd naar de tekenbevoegden worden gemaild. Dit is een belangrijke tijdwinst en voorkomt het zoekraken van documenten. Met 1 druk op de knop kun u precies zien waar de factuur zich binnen de organisatie bevindt een zogenaamde “audit trail”.

Op ieder veld in het systeem kunnen rapportages worden uitgedraaid. Met 1 druk op de knop kunt u bijvoorbeeld inzien welk product waar is gekocht en tegen welke prijs. Bij meerdere filialen of BV’s kan deze informatie een inkoopvoordeel opleveren. Als er sprake is van een holding met meerdere werk-BV’s, en administraties, kan het zo  worden ingericht, dat alle BV’s kunnen inloggen op de applicatie welke draait op de server op uw hoofdkantoor. Ook internationaal is de software toepasbaar en is in 15 talen beschikbaar. Een dochteronderneming in het buitenland, kan van dezelfde applicatie gebruik maken in de desbetreffende taal.

Streven naar E-Procurement 

 Wat levert het op voor u als afnemer in efficiëntie , tijd en besparingen?

Vergroten van productiviteit crediteurenadministratie

  1. -Versnellen van data invoer d.m.v. OCR scanning en herkenning
  2. -Verwijderen van overbodige processtappen (kopiëren, datumstempel, rappellijsten)
  3. -Automatisch inboeken in de journaalposten
  4. -Een "Clean Desk"op uw financiële afdeling

Snelle afhandeling van inkoopfactuur

  1. -Digitaal progressief klachtenmanagement
  2. -Betalingskorting benutten dor snellere accordering en betaalbaarstelling
  3. -Automatische matching van inkooporders, pakbonnen en inkoopfacturen

Voorkoming van fouten

  1. -Beperken van incorrecte coderingen door medewerkers
  2. -Verminderen van boetes en aanmaningen
  3. -Geen last meer van “spook”facturen
  4. -Voorkomen van dubbele betalingen
  5. -Voorkomen van zoekraken van facturen
  6. -UBL2.0 digitale factuurverwerking 

Elektronische archivering

  1. -Sneller terugvinden van ( gearchiveerde) facturen ( geen orders meer)
  2. -Reductie archiefruimte en schaduwarchieven
  3. -Direct toegang tot het persoonlijk factuurarchief
  4. -Innovatie en efficiëntie op uw financiële afdelingen

 Interesse? Laat het ons weten, wij bezoeken u graag voor een vrijblijvende demo.

Fundamental Network  |  info@fundamentalnetwork.nl